La estructura organizacional de un departamento de sistemas.
La estructura organizativa del departamento de Sistemas y Tecnologías de la Información (STI) es uno de los factores internos que pueden ayudar a valorar en qué fase se encuentra la organización. En las dos primeras, la distribución de tareas se realizaba según una concepción tecnológica. Es decir, hablábamos de software (nuevos desarrollos y mantenimiento) y de sistemas (hardware y tecnologías de base). La verdadera coordinación o interdependencia entre el departamento de STI y la organización no puede asegurarse con una estructura basada en criterios tecnológicos, sino que debe acompañar a las necesidades del negocio.
Una concepción basada en la separación entre “el futuro” y “el presente” puede resultar más útil desde el punto de vista de orientación hacia el negocio. De entre todo el conjunto de tareas que desarrolla un departamento de STI, es relativamente sencillo pensar en las que hacemos pensando en el futuro, y las que hacemos para proveer una serie de servicios que -hoy- tenemos que ofrecer inexcusablemente a nuestra organización. No hablamos ni de hardware, ni de software, sino de servicios y de los procesos necesarios para poder prestarlos.
Lista de las actividades y funciones que realiza un departamento de sistemas dentro de una empresa o industria.
Dentro del departamento existen diferentes puestos, a los cuales se les asignan diferentes actividades y responsabilidades, a continuación se describen las características de cada uno de estos.
Se cuenta con:
1 Gerente
1 Encargado de desarrollo As/400
1 Encargado de Soporte Técnico As/400
1 Encargado de desarrollo en Redes
1 Encargado de Redes y Comunicaciones
1 Operador e Instalador
1 Secretaria
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Gustavo Bonifaz S.
Departamento.......: Sistemas
Puesto...................: Gerente Del Departamento de Sistemas
Definición:
Es el responsable ante la dirección del establecimiento y funcionamiento del departamento, de manera que satisfaga las necesidades de la empresa a corto y largo plazo.
Es el asesor de la gerencia en cuanto a la utilización de la computadoras y es el director técnico y administrativo de todas las actividades del procesamiento de datos.
Ayuda a la gerencia a determinar las necesidades en lo referente a la información y equipo necesario para que se puedan alcanzar los objetivos de la empresa.
Define y controla el presupuesto y medios necesarios para el departamento.
Interpreta las necesidades de la empresa y confecciona y da a conocer el plan de automatización.
Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado y sean justificados y aprobados.
Elabora estudios para la elección y adquisición de equipo de computo y accesorios.
Sugiere la ampliación o substitución de las instalaciones existentes
Estandariza los métodos y establece las normas de eficacia y los costos asegurándose que el personal las conoce y acepte.
Se informa de los distintos problemas por medio de subordinados y da seguimiento para aplicar soluciones rápidas y efectivas.
Establece la comunicación entre el personal del departamento y fomenta las buenas relaciones entre ellos.
Se asegurara que los responsables de los servicios a usuarios cumplan de tal manera, que dicho usuario quede satisfecho.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Ignacio Bañuelos.
Departamento.......: Sistemas.
Puesto...................: Encargado de Redes y comunicaciones.
Definición:
Es el responsable del establecimiento y funcionamiento de las redes computacionales del grupo.
Es el encargado del diseño e implementación de dichas redes.
Es el responsable de la configuración e instalación del software necesario.
Es el responsable de los equipos de comunicación.
Es el encargado de mantener comunicados los equipos de computo.
Es el encargado de investigar y proponer soluciones de redes y comunicación.
Es el responsable de mantener y controlar el cableado.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Alejandro Solares.
Departamento.......: Sistemas
Puesto...................: Encargado de desarrollo de software para Redes y Pcs.
Definición:
Es el responsable de la elaboración y mantenimiento de los sistemas que corren en la red y las pcs.
Es el responsable de los paquetes instalados en la red y pcs.
Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones pertinentes.
Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado.
Elabora estudios para la elección y adquisición de software para redes y pcs.
Es el encargado de estandarizar los paquetes y software que corre bajo redes y pcs.
Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para redes y pcs.
Es el responsable de la integridad de la información que se genera y manipula en las redes y pcs.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Rodolfo Segura.
Departamento.......: Sistemas
Puesto...................: Encargado de desarrollo de software para As/400.
Definición:
Es el responsable de la elaboración y mantenimiento de los sistemas que corren la As/400.
Es el responsable de los paquetes instalados en la As/400.
Interpreta las necesidades de los usuarios y confecciona las soluciones pertinentes.
Prepara los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado.
Elabora estudios para la elección y adquisición de software para As/400.
Es el encargado de estandarizar los paquetes y software que corre bajo As/400.
Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para As/400.
Es el responsable de la integridad de la información que se genera y manipula en la As/400.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Juan José Figueroa.
Departamento.......: Sistemas
Puesto...................: Encargado de Soporte técnico As/400.
Definición:
Es el responsable de la instalación y mantenimiento del sistema operativo de la As/400.
Es el responsable de la configuración de la As/400.
Es el encargado de detectar fallas y de su corrección.
Es el encargado del buen rendimiento del equipo.
Elabora estudios para la elección y adquisición de software para As/400.
Es el encargado de instalar y configurar el software de emulación y comunicación PC-As/400.
Es el encargado de investigar y probar nuevos productos para As/400.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Araceli Silva.
Departamento.......: Sistemas.
Puesto...................: Secretaria.
Definición :
Es la encargada de auxiliar en los procesos administrativos del departamento.
Es la encargada de controlar las operaciones de mensajería.
Es la encargada de elaborar y recibir pedidos, correspondencia, memorándums, faxes y documentos en general.
Es la encargada de recibir y contestar llamadas telefónicas.
Es la encargada de organizar y mantener en óptimas condiciones el archivo.
Es la encargada de la caja chica.
DESCRIPCION DEL PUESTO
Nombre................: Maximiano Perales.
Departamento.......: Sistemas.
Puesto...................: Operador e Instalador.
Definición:
Es el encargado de ejecutar y controlar todos los respaldos de la información de los distintos equipos.
Es el encargado de controlar el inventario de equipo, y accesorios así como de los paquetes de software para Pc.
Es el encargado de elaborar pedidos de consumibles (Diskettes, Cintas, Tonners, Cartuchos para respaldos, Etc.).
Es el encargado de dar mantenimiento preventivo a las PCs.
Es el encargado de hacer las instalaciones de Hardware y Software a las Pcs.
Es el encargado de hacer revisiones y reparaciones menores a las Pcs.
1.4 Normas y Procedimientos.
Al igual que en todas las organizaciones y partes que la conforman, el departamento de Sistemas debe tener una serie de Normas y Procedimientos que rijan el comportamiento tanto de los empleados que ahí laboran como de los que hacen uso de las facilidades que este departamento les proporciona; a continuación presentamos dichas Normas y Procedimientos.
Reglamento Interno.
Todos los empleados del departamento deberán presentarse diariamente a sus labores, excepto domingos y días festivos que considere la empresa.
El horario que deben cumplir es de lunes a viernes es de 9:00 a 14:00 horas y de 15:30 a 18:00 horas, el sábado de 9:00 a 13:30 horas.
Todos los empleados deben checar su entrada en el programa de horario que se encuentra en la red local de la empresa. Tienen un período de 15 minutos como máximo para que no se les considere retardo, si por alguna causa no pueden llegar deberán avisar y la razón deberá ser justificada.
Está prohibido leer revistas, periódicos o libros ajenos al trabajo durante horas de labor.
Deberán mantener limpio y en buen estado sus lugares de trabajo.
El teléfono es para cuestiones de trabajo, por lo que se debe utilizar lo menos posible en asuntos personales.
Seguridad.
Un punto muy importante dentro de un centro de cómputo y un Departamento de Sistemas es sin duda la seguridad, los activos y la información que ahí se manejan son tan críticos que cualquier daño que pudieran sufrir se convertiría en un gran desastre para la institución. Por ello es de vital importancia implementar un procedimiento que regule precisamente este punto.
1.- Controlar el acceso al área de Sistemas.
2.- Utilizar antivirus actualizados.
3.- Definir responsabilidades para la seguridad de datos, sistemas y programas.
4.- Involucrar a varias personas en funciones delicadas. No depender de una sola para la realización de ellas.
5.- Enfatizar al personal del departamento la importancia de la seguridad y su responsabilidad personal.
6.- Establecer planes de contingencia y para casos de emergencia.
7.- Dar a conocer solo a personal autorizado donde se encuentran y como obtener los datos confidenciales.
8.- Mantener en buen estado los detectores de incendios, extinguidores y demás equipo para caso de incendio u otro desastre.
9.- Proteger el equipo de daños físicos. (Polvo, humo, etc.)
10.- Alejar todo material magnético dado que puede dañar las unidades de almacenamiento.
11.- Cambiar claves de acceso con regularidad.
12.- Tener y llevar a cabo un plan de respaldos.
13.- Revisar periódicamente dichos respaldos.
14.- Tener un procedimiento de recuperación de datos.
15.-Mantener el área limpia y ordenada.
16.- Utilizar reguladores, acondicionadores y baterías para cambios de corriente.
17.- Elaborar sistemas y programas seguros.
18.- Implementar un sistema de seguridad para accesos (Fire wall).
2.1 Principales funciones y servicios que ofrece.
La principal función de un Departamento de Sistemas es crear y ofrecer sistemas de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas y de toma de decisiones de la institución.
Es necesario hacer notar que nosotros como departamento de Sistemas somos un departamento de servicio, y que nuestros clientes son precisamente los demás departamentos que conforman el grupo. Los productos que nosotros ofrecemos son servicios y se pueden agrupar en las siguientes funciones:
1.- La administración y mantenimiento de los sistemas existentes en el grupo
2.-Asesoría y capacitación a los diferentes departamentos y empresas del grupo.
3.- Estudios de factibilidad, compra e instalación de equipo
4.- Evaluación y adquisición de software y paquetería.
5.- Desarrollo de nuevos sistemas.
6.- Elaboración de manuales y documentación
7.- Administración y mantenimiento de Pcs, Redes y equipo As400
8.- Revisión periódica de las necesidades de información.
9.- Contratación de servicios y asesorías externas.
10.- Mantenimiento y reparación de equipo de computo.
11.- Control de compras de todo lo relacionado con equipo, software, consumibles y accesorios computacionales.
12.- Implementación y administración de los servicios de Internet e Intranet y correo electrónico.
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